Ta kontroll over innboksen og epostene dine

Ta kontroll over innboksen din, få kontroll over innboksen

Kan du tenke deg noe så herlig som en ryddig og oversiktelig innboks, den gode følelsen du har når du har full kontroll over epostene og du vet hva som ligger der. Slippe å være redd for at du gikk glipp av en viktig epost midt i haugen av søppelmail og reklame. Rett og slett en ting som kan gi deg et snev av lykkefølelse en helt vanlig hverdag. Denne uken måtte jeg ta et oppgjør med meg selv og min innboks. Etter at jeg skiftet til gmail har jeg klart å holde kontroll over alle epostene som kom inn, jeg har ryddet og slettet og lagret.

Denne sommeren skjedde det imidlertid noe som har gjort det nødvendig å ta noen smarte grep. Bloggen min vokser og jeg har massevis av planer for utvikling og oppgradering som skal gi akkurat deg, en best mulig leseopplevelse. Bang, jeg trengte inspirasjon og jeg trengte tips og ute i internettet finnes det tusenvis av dyktige mennesker som gjerne hjelper til dersom jeg skriver meg opp på nyhetsbrevet deres…. Resultat, jeg oversvømmes av nyhetsbrev. Du har vel også bestilt en vare i en nettbutikk en eller flere ganger…. Resultat, du oppdateres mer eller mindre daglig om all verdens gode tilbud som du ikke må gå glipp av.

Uansett hva det er som gjør at din innboks fylles opp og gjør den uhåndterlig, her kommer noen tips til hvordan du selv kan gjøre små grep for å få et bedre forhold til denne tidstyven i hverdagen. For det er nettopp det den kan være, en real tidstyv. Her skal du få noen tips til hvordan du kan ta kontroll over innboksen din. 

 

Ta kontroll over innboksen din, få kontroll over innboksen

 

Skill mellom privat epost og arbeid. 

Mange av oss oppgir epostadressen på jobb når vi skal motta meldinger fra idrettslag, klubber, skolen til barna og lignende. For mange henger det kanskje igjen fra den tiden det var lite vanlig med private eposter, men det er det lett å gjøre noe med. Nå florerer det av enkle epostløsninger for deg som vil skille mellom privatliv og jobb. Tenk deg den dagen du skal slutte i jobben din, plutselig må du begynne å melde fra til alle private kontakter om endring av epostadresse. Det er den ene tingen, men den andre og vel så viktige, når leser du de private epostene dine… i arbeidstiden? Eller har du tilgang til epostene dine på fritiden også, hva gjør du om det dukker opp en epost som omhandler jobb når du egentlig skulle kose deg med noen som ga inspirasjon på fritiden. Det er mye lettere å holde oversikt og skille mellom jobb og fritid med to epostadresser. Har du ikke allerede en privat epostadresse, skaff deg det i dag! 

Slå av alle ping back eller automatiske oppdateringer

Har du facebook, instgram, pinterest eller andre sosiale medier. Slå av alle ping back som oppdaterer deg på epost når du får en ny følger, likes, forespørsel eller annet. Lær deg å være kritisk til hvordan du vil ha oppfølgingen når du har bestilt en pakke, vil du ha melding på sms, epost eller begge… Vær kritisk når du registrerer deg som ny bruker eller følger hos en nettbutikk, noen ganger er det valgfritt om du vil ha reklame og flere gode tilbud. På sosiale medier må du ta en titt innom innstillinger for å slå av epostoppfølging. 

Slett

Slett alt du ikke har bruk for. Er du av den typen som samler eposter i tilfelle du får bruk for dem, lag deg en egen mappe som du kaller, “har jeg bruk for dette”. Om du er i tvil om du skal slette eller ikke, legg den dit. Etter en måned tar du en tur innom og sletter alt som er eldre enn en dato du har bestemt deg for. Ikke la deg friste til å titte på eposten, bare slett. Det du har klart deg uten i feks. to måneder, det klarer du deg uten nå også. Dukket det opp noe du faktisk fikk bruk for, ja, da håper jeg du sender meg en epost :) 

ETT TIPS: Ikke arkiver en hel epost om det kun er en link eller fil du skal oppbevare. Lag deg et dokument for eksempel i word, hvor du kan lime inn linken og gi en beskrivelse av hva den går til. Da har du alt samlet på en plass og slipper å lete gjennom haugevis av lange eposter.

Death_to_stock_communicate_hands_3

Lagre på mapper

Lag mapper hvor du kan arkivere viktige eposter. Jeg har for eksempel en egen mappe med brukeropplysninger og innloggingsinfo. Dersom jeg har bestilt et epost eller onlinekurs, eller har meldt meg inn i en klubb eller lignende, da finner jeg alle brukeropplysninger og innloggingsinfo på én plass. Slik kan du også gjøre med fotballgruppene til ungene, skole og annet du måtte ha bruk for å lagre.

Det er viktig å være kritisk til hvor mange mapper du lager og hva du kaller disse. Det er også viktig at du bestemmer deg for hva som er viktig å gjemme på og hva som er rot og aldri blir lest flere ganger.

IKKE ORGANISER ROTET PÅ MAPPER, SLETT DET

Mange epostprogrammer har en funksjon der du kan automatiske arkivere spesielle typer eposter på sine mapper. For meg er ikke dette et alternativ da jeg trives best med en enkel innmappe hvor jeg åpner, leser og bestemmer meg for hva jeg skal gjøre med den. Flere mapper med uleste eposter vil ikke fungere for min del.

Unsubscribe / meld deg av

Da jeg skulle innstallere nyhetsbrev på bloggen min, begynte jeg å følge en del blogger og nettsteder som gir gode tekniske råd om innstallasjon og en del som gir råd om innhold og utseende. Nå har jeg gjort et valg, en håndfull blogger følger jeg fortsatt da de gir meg inspirasjon, smarte tips og en trivelig stund nå jeg leser nyhetsbrevet. De andre, de som forblir uåpnet, eller slettes raskt etter et blikk nedover siden, de avfølger jeg. Gjør det til en vane at du avfølger eposter du ikke leser. Dette gjør du enkelt helt nederst på eposten. Ofte er det en bitteliten link det står unsubscribe på som du skal klikke på. Gjør dette og vips så kommer det færre eposter som du må forholde deg til.

De verste epostene jeg får er reklamen jeg ikke har bedt om…. Slett, slett, slett og avfølg nyhetsbrevene. I verste fall går du glipp av et uimotståelig tilbud og slapp unna en halvtime eller to på søken rundt i en nettbutikk du ikke tenkte å besøke. I tillegg går du glipp av å bruke penger du heller ikke hadde tenkt å bruke. Altså, alle gode tilbud finner du også ved å oppsøke nettbutikken, du trenger ikke all reklame rett inn i innboksen din, gjør du vel?

Vær kritisk til hvilke nyhetsbrev og nettsider du følger. Velg de som gir deg noe tilbake i den stunden du bruker på eposten. Forhåpentligvis er fredagshilsenen fra meg en av de du vil beholde :)

Sett av tid til epostene en eller to ganger om dag

Om du har en innboks som den jeg har, så har du behov for å jobbe jevnlig med den, aller helst hver dag. Sett av tid en gang om dag eller flere om nødvendig, men ikke la deg lure til å titte innom i hvert ledige øyeblikk. Om du egentlig ikke har tid, kan det være mer frustrerende enn nyttig, dersom du finner en oppgave du ikke rekker å jobbe med. Ta for deg hver enkelt epost og bestem deg for hva du skal gjøre med de. Slette, avfølge, svare på eller legge på en fil for oppgaver som skal besvares, men tar litt lengre tid. Har du massevis av gamle eposter liggende, ta et bestemt antall hver dag sammen med dagens post. Litt etter litt jobber du deg ned og blir ajour. 

IMG_0640

Det kan noen ganger synes langt fram når man går i gang med et prosjekt, enten det er rydding, organisering eller noe annet man starter på. Det beste med dette er uansett, når du er kommet deg i gang og tar et lite steg hver eneste dag, da venter det et lite øyeblikk av lykke i den andre enden. 

Klem fra Nina 

 

Translate »
%d bloggere liker dette: